Nos museus, a documentação das coleções é vital, pois o ato de colecionar retira os objetos do seu contexto e função original. Esta descontextualização exige a recolha e preservação de informação não intrínseca sobre o objecto como, de onde vem, onde foi encontrado ou o seu uso, sendo da responsabilidade da instituição que o incorpora. É necessário recolher e conservar informações precisas relativas a todas as suas coleções de qualquer natureza, sejam objetos de arte, de história, de arqueologia, etnografia, ciência, etc. Estas informações sob forma de registo, fichas, listas ou dossiers, constituem para cada serviço do museu, instrumentos documentais indispensáveis para facilitar a gestão de coleções e permitem a sua interpretação e estudo.
No entanto, muitos museus têm coleções pouco documentadas e os objetos perdem muito da sua função com a perda de informação associada. O aumento de conhecimento e do valor da documentação só beneficia a instituição, pois a sua investigação e registo documental permite que no futuro já não se enfrente o problema da pouca ou ineficiente documentação e, isso assegura que os objetos que se colecionam serão melhor usufruídos pelas gerações futuras. Por estas razões é fundamental o inventário de todas as peças do acervo assim como a sua constante atualização.
Segundo a Lei-Quadro dos Museus Portugueses, o inventário museológico “é relação exaustiva dos bens culturais que constituem o acervo próprio de cada museu, independentemente da modalidade de incorporação.” (Art. 16º) Pretende-se com o inventário identificar e individualizar cada objeto museológico e integrar a documentação a ele associado.
O inventário deve ser complementado por documentação ou seja, por registos que possibilitem aprofundar e disponibilizar informação sobre as peças que integram o museu, bem como acompanhar e historiar o processo ao qual foi sujeito dentro da instituição museológica desde a sua incorporação.
As fichas de inventário devem conter as informações base à disposição de todos os investigadores. O seu carácter polivalente lhe conferirá um grande valor de informação para os investigadores exteriores e uma utilização a longo prazo. Contudo, é necessário ter em conta que as descrições muito detalhadas tornam-se fastidiosas e acabam por comprometer o registo de inventário e conter uma informação muito fragmentada que pode dificultar a sua utilização pelo investigador.
A elaboração de uma ficha de inventário deveria ser feita por diferentes profissionais e não apenas por um, ou seja, consoante a peça em questão deveria passar por uma equipa multidisciplinar de historiadores de arte, historiadores ou antropólogos e conservadores-restauradores, para um maior rigor da informação disponível.
A administração das coleções nunca foi tarefa fácil, mas nas últimas décadas o trabalho parece ter-se complicado devido ao crescimento dos fundos nos museus, por serem organismos em contínua expansão e sobretudo pela procura de informação da sociedade atual. Muitos museus vêem-se confrontados com estes desafios perante coleções bastante diversificadas e com pouco historial de registo.
A grande variedade de coleções e a grande dificuldade de os catalogar tornou árdua a procura de uma uniformização dos inventários e com o surgimento de novas tipologias de objetos museológicos a tarefa dificulta-se. Foram, sobretudo, os inventários informatizados que ocasionaram esta reflexão e reorganização das normas de inventário, pois com o desenvolvimento da informática e generalização, para além da informatização dos inventários dos museus, permitiram a sua colocação em rede e a sua acessibilidade via internet.
Neste contexto, as ferramentas tradicionais para a gestão e armazenamento da informação (fichas; ficheiros; índices, livros de registo) vêm-se desprezadas pelas novas tecnologias devido ao grande armazenamento da informação textual e de imagens que possibilitam as tecnologias ópticas e ao acesso à informação massiva. Contudo, esta documentação museológica deve ser preservada e, segundo a Lei-quadro dos Museus Portugueses, é considerada património arquivístico de interesse nacional pela sua importância e valor para a história dos museus e dos seus acervos.
A documentação inerente às coleções dos museus possui, desta forma, diferentes usos. É indispensável para a própria atividade do museu, visto ser necessária para concretizar as suas funções mais básicas como a conservação, exposição e difusão ao público. Para além da disposição ao público pela exposição o museu deve também tornar acessíveis as suas colecções aos investigadores para que o museu seja realmente um centro de investigação. Não só internamente mas também tornar a documentação acessível a outros especialistas fora do museu para a própria investigação. A documentação também permite demonstrar a propriedade legal das colecções. Tem sido uma preocupação a necessidade de elaboração de instrumentos documentais como registo e inventário onde se coloque detalhadamente a forma de aquisição e a proveniência. E na luta contra o tráfico ilícito, a informação é crucial para a protecção de objectos culturais. É importante para a sua recuperação em caso de roubo que tenha sido documentado adequadamente. Estas facetas demonstram a importância que tem ganho a informação e a documentação museográfica nas últimas décadas.
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